公司秘书工作制度开发和维护服务

博纳信托有限公司提供公司秘书业务系统的开发和维护服务。

公司秘书

该服务适用于从事公司秘书工作的公司和离岸政府机构。


公司秘书职责的实质是什么?

公司秘书事务所的许多职责是充当客户委托的实体的注册,管理和续展,其实质是后台工作。 但是,由于其性质,后勤工作不是与利润直接相关的工作。

其中许多操作都涉及连续和迭代,因此可以根据某些规则实现自动化。 这使得可以减少许多操作员的工作量和处理数量。

◇ 传统人员编制
非收入部门收入部门
◇ 通过IT自动化实现搬迁人员
非收入部门收入部门

因此,更理想的是分配人力资源,方法是尽可能地将人力资源转移到收入部门,并专注于利润更高和高附加值的业务。

从绩效评估的角度来看,这有望大大提高KPI(Key Performance Indicators=关键绩效指标)。

KPI


公司秘书职责可以在哪些领域实现自动化?

公司秘书主要负责客户公司(业务实体)的注册,管理,更新等,但是公司秘书本身也是从事诸如销售和促销之类的业务活动的公司。

因此,最有利可图的业务活动是(1)获取新客户和(2)增加客户数量。 这是我们第一次获得稳定的收入。 上述工作(1)和(2)被列为优先级A。

优先属性
A重要而紧急
B重要但不紧急
C紧急但不重要
D不紧急或不重要

公司秘书执行的任务的重要性和紧迫性如下:

重要性(高)
紧急性(低)

B(非收入业务)

  • 员工培训
  • 制定中长期管理策略
  • 操作手册创建审查和优化业务流程,引入IT基础架构

A(收入业务)

  • 新客户的获取(销售和市场营销,网站创建,广告等)
  • 大客户支持
  • 咨询服务
  • 信托资产的保管
紧急性(高)

D(非收入业务)

  • 创建和存储发票和收据
  • 创建和存储簿记
  • 非生产性会议

C(非收入业务)

  • 继续和重复任务(具有相同内容的查询,创建更新的文档)
  • 创建和提交报告等
重要性(低)

注意:以上工作项是根据KPI(Key Performance Indicators=关键绩效指标)进行分类的

在上面的矩阵表中,重要性随着向上移动而增加,而紧迫性随着向右移动而增加。 另一方面,重要性随着向下移动而降低,紧迫性随着向左移动而降低。

在公司秘书职务中,最“繁忙”的工作的根本原因是C部分。该区域的效率如何是成功运作的最重要点

如果将这项工作与高速公路相比较,公司秘书将担任检查站。 为了使汽车(客户)顺利通过而不降低速度,必须准备一种不会引起交通拥堵的机制。 对于公司秘书运营商来说,这是非常重要的角色和职责

Traffic Jam

在上面的示例中,汽车速度是客户公司的增长速度。 如果他们给办公室工作增加了不必要的负担,客户往往会踩刹车,这将对客户公司的增长速度产生不利影响。

highway

因此,为了从根本上解决C的问题,必须优先考虑B的工作。

但是,许多公司秘书优先使用C,结果,操作员部门变得长期忙碌。

BC的业务范围
B的经营范围角色创建工具以简化C的例行工作
责任减少C的工作量并提高运营效率
C的经营范围 角色利用创建的效率工具来提高运营效率
责任减少客户时间成本并提高客户满意度

因此,随着客户数量的增加,操作员的负担增加并且响应质量降低。 结果,客户满意度降低。 客户数量与秘书的响应质量之间的关系应成反比,在最坏的情况下,应努力保持现状。

此外,C并非直接影响利润的任务,因此在这里过度分配人力资源会降低劳动生产率。 将人力资源集中在A和B上,并使C和D尽可能自动化将更为有效。

Labuan company secretary IT

博纳信托有限公司旨在提供公司秘书服务,通过使用IT实现需要连续和重复工作的操作的自动化,使人类和机器人能够共存。

我们将灵活,迅速地应对时代的变化,并努力为当时提供最合适的服务。

“旧的东西总是新的”。 在尊重传统的同时,我们将继续与您一起不断创新。


我们可以提供的技术服务

我们可以提供的技术服务如下:

产品名称MYB(Cloud Comsec – 公司秘书工作软件)
产品属性BPMS(Business Process Management System = 业务流程管理系统)
公司秘书工作以需要继续和重复的日常工作为主。 过去,可以期望诸如由人类执行的文档之类的文档的创建具有减轻操作员负担并提高操作效率的效果。

操作员基于标准化的工作流程进行工作,因此任何人都可以对相同的结果负责并保持恒定的工作质量。 这对于优化PDCA周期(Plan=计划,Do=执行,Check=检查,Action=操作)很有用。

通过创建客户输入的信息数据库并预先设置输出目的地,该系统作为防止人为错误的措施是有效的。

通过将RPA与BPMS结合使用,可以使每年发生的连续和重复的工作自动化,例如年度更新通知。

产品名称KND(Cyber ​​Operator – 网络运营商)
产品属性RPA(Robotic Process Automation = 机器人过程自动化)
IT擅长的领域是具有连续性和重复性的常规工作。

机器人可以尽可能多地了解操作员执行的业务流程,并可以自动执行诸如代表人类准备文档之类的日常任务,从而最大程度地减少了工作流程。

通过外包给机器人,首席操作员只需执行最终确认,多余的人员就可以专心从事具有更高附加值的工作。

自动执行例行任务(例如发送通知电子邮件以进行审核和年度更新)有望大大改善KPI(关键绩效指标)。

计划于2020年8月发布(开发中)

产品名称TKM (Cyber Clerk  = 网络文员)
产品属性OCR(Optical Character Recognition/Reader = 光学字符识别/读取器)+ RPA(Robotic Process Automation = 机器人过程自动化)
操作员创建的文档将通过电子邮件发送给所有客户。 此后,必须在邮寄之前最终检查客户签名的原始文档是否有缺陷。

因此,相同格式的扫描数据将附加到来自客户的回复电子邮件中,并且文员(后台工作人员)执行最终确认。 这项工作每年发生几次。 管理公司(实体)越多,工作量就越大。

在这种情况下,使用OCR(光学字符识别/读取器),可以通过对照数据库检查注册的签名笔迹来自动检查正确性/不正确性判断。 如果单据没有不足,则职员将通过“一键式”将带有邮寄地址的电子邮件发送给客户,从而完成文书工作。

这样可以减轻繁忙时期的管理负担,并减少因聘用额外员工而产生的可变成本,从而可以优化公司秘书产品组合。

另外,OCR技术可以应用于会计数据的创建,并且有望自动记录AI读取的数据并将其输出到B / S(资产负债表),P / L(损益),G / L (总帐)和T / B(试算表)。 将来,OCR技术可以为秘书和会计行业做出重大贡献。

为发展做准备

产品名称SKR(Cyber Consultant = 网络相谈员)
产品属性DMT(Data Mining Tools and Applications = 数据挖掘工具和应用程序)+ AI(Artificial intelligence = 人工智能)
对于从事公司秘书工作的运营商来说,来自客户的问题内容具有多种相似性和规律性,并且在许多情况下,可以通过准备答案来完成响应。 通过让AI机器人执行机器学习,可以期望操作员的连续和重复的响应流减少操作的操作负担。

另外,列出了机器人无法回答的问题内容和无法解释的自然语言,并且随着操作员教育如何回答问题,AI机器人的处理性能将大大提高。

这不仅适用于客户,还可以形象化显示资深员工的思维方式和知识产权,并有望扮演内部主管的角色。 可以预期的是,可以减少接管工作的时间成本和时间滞后,例如准备退伍军人员工的突然退休和育儿假以及对新手的教育。

此外,随着机器人每年365天每天24小时持续运行,访客和操作员查看的每日数据将自动编译并累积为大数据。 通过总结和分析这些,可以提高响应质量并制定管理决策。

产品名称ISM(Cyber Custodian = 网络托管人, Information Security Management Platform)
产品属性DLT(Distributed Ledger Technology = 分布式分类帐技术)+ RPA(Robotic Process Automation = 机器人流程自动化)
离岸公司秘书职务有许多保密义务。 许多企业要求对机密信息进行严格的管理,作为风险管理。 但是,一旦信息泄漏,它就没有任何意义了。

例如,飞机的设计是假设飞机会坠毁,并且驾驶舱标配了逃生降落伞和机库分离装置。 以同样的方式,网络空间中的机密信息的匿名保护有望实现标准化。

DLT(Blockchain = 区块链)非常难以篡改,并且通过实施只能由当事方查看的匿名智能合约,可以自动执行从合约订立到合约条件确认/履行和所有权转移程序的所有程序。 主要是希望可以防止泄漏非公开公司注册信息,从企业获得的内部信息,NDA(保密协议)等。

结果,应用范围很广,特别是在信托业务,信托契约的存储,最终受益人所有者信息的保护以及债权人的债权的保护方面。

发布日期未定(在实施测试期间)

产品名称HBS(High-speed Automatic Iterative Calculator = 高速自动迭代计算器)
产品属性FPGA(Field Programmable Gate Array = 现场可编程门阵列)+RPA(Robotic Process Automation = 机器人过程自动化)
例如,要消除交通阻塞,需要执行2个任务。 一种解决方案是减少汽车数量,另一种解决方案是增加道路本身的宽度。 如果将其应用于数据通信,则即使所有操作都可以自动化,如果通用CPU无法跟上数据处理的速度,也会发生时间成本(交通阻塞)。

在通用CPU软件上执行数据处理时,首先,从内存中获取数据并进行编码。 这是极其低效的。 另一方面,FPGA(集成电路)执行硬件信号处理,因此数据处理在从右向左流动的同时完成,从而消除了不必要的数据流量。 如果将其与RPA关联,则可以期望提高继续和迭代的计算处理效率。

另外,由于FPGA的等待时间(延迟时间)短,与从网络进入存储器并由CPU处理的时间相比,由于可以在从网络进入时计算数据,因此吞吐量( 传输量)可以减少到最小单位,并且可以实现整个系统的处理速度。

换句话说,在道路的情况下,进入网络(主要道路)时的汽车数量(计算数据)减少,汽车的大小(数据大小)最小化,并且可以预期 防止流量阻塞(数据处理延迟)。

为发展做准备

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