会社秘書役業務システム開発及び保守サービス

Bona Trust Corporationは会社秘書役業務システム開発及び保守サービスを提供します。

会社秘書役業務システム開発及び保守サービス

当サービスは会社秘書役業務を行う事業者様及びオフショア政府系機関を対象としています。


会社秘書役業務の本質とは?

会社秘書役業務の多くはクライアントに委託された事業体の登録・管理・更新を代行することにあり、その本質はバックオフィス業務です。しかし、バックオフィス業務はそれ自体が性質上、収益に直結する作業ではありません。

これらの業務の多くは、継続・反復処理を伴うため、一定のルールに基づき自動化を実現することが可能です。これにより、多くのオペレーターの作業負担と工程数を減らす効果が期待できます。

◇ 従来の人員の配置
非収益部門収益部門
◇ ITによる自動化を実現した人員の再配置
非収益部門収益部門

したがって、人的資源は可能なかぎり収益部門にシフトし、より利益率が高く、かつ付加価値の高い業務に専念させたほうが、より理想的な人材配置が可能になります。

これは業績評価の観点からも、KPI(Key Performance Indicators=重要業績評価指標)の大幅な改善が期待できます。

KPI


会社秘書役業務の自動化が可能な領域とは?

会社秘書役はクライアントの会社設立から管理、更新などを主力業務としますが、会社秘書役もまた事業活動を行う営利企業です。

したがって、最も収益性の高い業務内容は「①新規クライアントの獲得」と「②クライアントの件数を増やすこと」です。これにより、はじめて継続的な安定収入を確保することができます。

上記の業務①②はいずれも優先順位Aに分類されます。

優先順位属性
A重要かつ緊急な案件
B重要だが緊急ではない案件
C緊急だが重要ではない案件
D緊急でも重要でもない案件

会社秘書役が行う業務の重要度と緊急度は以下のとおりです。

重要度(高)
緊急度(低)

B(非収益業務)

  • スタッフの研修
  • 中長期の経営戦略の策定
  • 業務マニュアル作成
  • 業務フローの見直し・最適化

A(収益業務)

  • 新規クライアント獲得
  • 大口クライアントの対応
  • 各種アドバイザリー業務
  • 信託資産の保管業務
緊急度(高)

D(非収益業務)

  • 請求書・領収書の作成・保管
  • 会計帳簿の作成
  • 生産性のない会議

C(非収益業務)

  • 継続・反復が伴う業務(同じ内容の問い合わせ、更新書類作成)
  • 報告書の作成・提出
重要度(低)

注:上記の作業項目はKPIに基づき分類されています

上記のマトリクス表は、上に行くほど重要度が上がり、右に行くほど緊急度が上がります。それとは反対に下に行くほど重要度が下がり、左に行くほど緊急度が下がります。

会社秘書役業務において、もっとも「多忙を極める」業務の根本原因はCの部分です。この分野をいかに効率化できるかがオペレーションを成功に導くための最重要ポイントです。

この作業を高速道路に例えれば、会社秘書役は検問所(チェックポイント)の役割と責任を果たします。車(クライアント企業)がスピードを落とさずにスムーズに通過するためには、渋滞を起こさない仕組みを用意する必要があります。これはとても重要な役割です。

渋滞

なお、上記の例で車のスピードとはクライアント企業の成長スピードです。必要以上に事務作業に負担をかけてしまうと、頻繁にブレーキを踏ませることになり、結果としてクライアント企業の成長スピードに悪影響を及ぼすことになります。

highway

したがって、Cの問題を根本から解決するためにはBの業務を優先しなければなりません。

しかしながら多くの秘書役会社はCを優先してしまい、結果としてオペレーター部門は忙しさが慢性化していくことになります。

BとCの業務
Bの業務役割Cのルーティン作業を効率化するためのツールを作成する
責任Cの作業負担を減らし、オペレーション業務の生産性を向上させる
Cの業務役割Bが作成した効率化ツールを活用し、業務効率を改善する
責任クライアントのタイムコストを削減し、顧客満足を向上させる

したがって、クライアントの数が増えれば増えるほど、オペレーターの負担が増えるため、応対品質が低下します。その結果、顧客満足度は低下します。クライアントの数と秘書役の応対品質は反比例の関係が望ましく、最悪のケースでも現状維持に努める必要があります。

さらにCは利益に直結する仕事ではないため、ここに人的資源を過剰配置すると、御社の労働生産性は低下します。人的資源はABに集中させ、CDは可能な限り自動化したほうが合理的な経営が実現できます。

ラブアン会社秘書役IT化

Bona Trust Corporationは継続・反復を伴う業務について、ITを活用した自動化を実現し、ヒトとロボットが共存できる会社秘書役サービスの提供を目指しています。

弊社は時代の変化に柔軟かつ迅速に対応し、その時代に最も適したサービスを提供できるよう努めて参ります。

「古くて良いものは常に新しい」。私たちは伝統を尊重しながらも、常に最先端のサービスを提供したいと考えています。


弊社が提供可能な技術サービスについて

弊社が提供可能な技術サービスは以下のとおりです。

製品名MYB(クラウド秘書役 – 会社秘書役業務用ソフトウェア)
製品属性BPMS(ビジネス・プロセス・マネジメント・システム)
会社秘書役業務は継続・反復が伴う定型作業が業務全体の大半を占めています。従来、人間が行ってきた書類作成等の業務を極限までシステム化することにより、オペレーターの負担を軽減させ、業務効率化を実現する効果が期待できます。

オペレーターは定型化されたフローに基づいて業務を行うため、誰が担当しても同じ結果を出すことができ、一定の業務品質を維持することが可能となります。これはPDCAサイクル(「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」)の最適化に役立ちます。

当システムはクライアントが入力した情報をデータベース化し、予め出力先を設定しておくことにより、結果としてヒューマンエラーの防止対策としても有効です。

BPMSはRPAを併用することで、年次更新通知など毎年発生する継続・反復作業の自動化を実現できます。

製品名KND(サイバーオペレーター)
製品属性RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)
継続・反復が伴う定型作業はITが最も得意とする分野です。

オペレーターが行う業務プロセスを可能な限りロボットに習得させ、人間に代わって書類準備等の定型作業を自動化することにより、多くの作業工程を最小化する効果が期待できます。

ロボットにアウトソーシングすることで、オペレーター部門の責任者は最終確認のみを実施すればよく、余剰人員をより付加価値の高い業務に専念させることが可能となります。

会計監査の通知、年次更新の通知など、継続・反復を伴う定型業務を自動化し、KPIの大幅な改善効果が期待できます。

製品名TKM(サイバークラーク)
製品属性OCR(光学的文字認識装置)+RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)
オペレーターが作成した書類は全てのクライアントに向けて一斉にメール送信が行われます。その後、クライアントに署名してもらった書類原本は、郵送前に不備がないかどうかの最終確認が必要です。

そのため、クライアントからの返信メールには同じ形式のスキャンデータが添付されており、クラーク(事務員)が最終確認を行います。これは毎年数回発生する作業であり、管理会社(事業体)の数が増えるほど、その作業量は膨大な事務負担になります。

この場合、OCR(光学的文字認識装置)を活用することにより、登録された署名の筆跡とデータベースのデータを照合させ、正誤判定を自動識別することが可能となります。事務員は書類に不備がなければ、ワンクリックでクライアントに郵送先を記載したメールを送信し、事務処理は完了します。

これにより、繁忙期の事務負担と追加スタッフ雇用による変動費を削減でき、結果として御社のポートフォリオを最適化できる効果が期待できます。

また、OCR技術は会計データの作成にも応用ができ、AIが読み取ったデータを自動的に仕訳を行い、貸借対照表B/S=Balance Sheet)、損益計算書(P/L=Profit & Loss)、総勘定元帳(G/L =General Ledger)、試算表(T/B =Trial Balance)への出力を自動化する効果も期待されています。弊社では将来的に、OCR技術を秘書役産業と会計産業の双方へ向けて大きな貢献をもたらす可能性があります。

製品名SKR(サイバーコンサルタント)
製品属性DMT(データ・マイニング・ツール)+AI(人工知能)
秘書役業務を行う事業者にとって、クライアントからの質問内容には一定範囲の類似性・規則性があり、その回答を準備しておくことにより、対応が完了するケースが多く存在します。オペレーターが継続・反復して行う回答フローは、AIロボットに機械学習させることで、オペレーションにかかる業務負担を軽減する効果が期待できます。

なお、ロボットが答えられなかった質問内容や解読不可能な自然言語はリスト化され、オペレーターが回答方法を教育することにより、AIロボットは処理性能が飛躍的に向上していきます。

これはクライアント対応だけでなく、ベテランスタッフの思考回路や知的財産をビジュアル化し、社内のスーパーバイザーとして活躍することも期待できます。ベテランスタッフの突然の退職・育児休暇への備え、新規スタッフの育成など、業務の引き継ぎにかかるタイムコスト・タイムラグを最小化する効果が期待できます。

また、ロボットが24時間365日稼働し続けることにより、訪問者やオペレーターが閲覧した日々のデータは自動集計され、ビッグデータとして蓄積されて行きます。これらを集計・分析することにより、応対品質の向上や経営判断に役立てることが可能となります。

製品名ISM(サイバーカストディアン、情報セキュリティ管理プラットフォーム)
製品属性DLT(分散型台帳技術)+RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)
オフショア地域の会社秘書役業務には多くの守秘義務が伴います。多くの事業者はリスクマネジメントとして機密情報の厳格な管理が求められています。しかし、ひとたび情報が流出してしまえば、もはや何の意味も持ちません。

例えば、飛行機は墜落することを前提として設計されており、操縦席には脱出用パラシュートや荷物の格納庫の切り離し装置が標準装備されています。これと同様に、万が一の流出事故が発生した場合に備え、秘書役業務を行う事業者にとっては、サイバー空間上での機密情報の匿名保護化は標準化されて行くことが予想されます。

分散型台帳技術(ブロックチェーン)は改ざんが極めて困難な技術であり、当事者のみが閲覧可能な匿名スマートコントラクトを実装させることにより、契約の締結から、契約条件の確認・履行、所有権の移転手続までを自動的に実行させることが可能となります。主に、非公開の会社登記情報、業務上知り得たインサイダー情報、NDA(=Non-Disclosure Agreement、秘密保持契約)等の流出を防ぐ効果が期待できます。

さらには、特に信託業務における信託証書の保管、真の受益者情報の保護、債権者からの請求の保護など、応用範囲は多岐に渡ります。

製品名HBS(高速自動反復演算機)
製品属性FPGA(現場開発型集積回路)+RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)
例えば、交通渋滞を解消するためには2つの作業が必要です。ひとつは車の台数を減らすこと、もうひとつは道路の幅を拡げることが解決策となります。これをデータ通信に当てはめると、全ての作業を自動化できたとしても、汎用CPUではデータ処理が追い付かなければ、タイムコスト(渋滞)が発生することになります。

汎用CPUのソフトウェア上でデータ処理を行う場合、まずメモリからデータを取得し、エンコードする流れとなります。これは極めて非効率的です。これに対し、FPGA(集積回路)はハードウェアによる信号処理を行うため、右から左に流れていく間にデータ処理が完了し、無駄なデータの往来が不要となります。これをRPAと連携させた場合、継続・反復にかかる計算処理を高速化できる効果が期待できます。

また、FPGAはレイテンシ(遅延時間)が短いため、ネットワークからメモリに入りCPUで処理する時間と比較し、ネットワークから入ってきた瞬間に高速データ計算できるため、スループット(転送量)を最小単位にスリム化し、システム全体の処理速度を実現できます。

つまり、道路に例えれば、ネットワーク(幹線道路)に入った瞬間に車の台数(計算データ数)を減らし、車のサイズ(データサイズ)を最小化し、交通渋滞の発生(データ処理の遅延)を防ぐ効果が期待できます。

上記に関するご質問・ご不明点等ございましたら弊社までお気軽にお問い合わせください。


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